Handboek voor online vergaderen: geen vuile was in beeld, pas op voor de kat en kleed je niet als een Oompa Loompa

Vergaderen vanuit je eigen huis, via een videoverbinding, pratend tegen een laptop of tablet, zonder (politieke) arena en contact met andere deelnemers.

Zelfs het vaste naborrelen moet digitaal.

De verspreiding van het coronavirus dwingt volksvertegenwoordigers tot een andere manier van debatteren en besluiten. Dat beïnvloedt het verloop van de vergadering, de opbrengst ervan én het vraagt andere vaardigheden van de deelnemers.

Wat zijn de do’s en don’ts?

Gelukkig is er een handboek . Want wat is nou de kunst van virtueel vergaderen? Wat zijn de do’s en don’ts? In opdracht van onder meer het ministerie van Binnenlandse Zaken en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) schreven John Bijl en Victor Vlam een handboek voor virtueel vergaderen, bestemd voor gemeenteraden, provinciale staten en waterschapsbesturen.

Dat op zich is al een huzarenstukje. Tachtig pagina’s schoon aan de haak over alle aspecten van virtueel vergaderen, overzichtelijk en prettig leesbaar samengesteld. ,,We hebben ons tien dagen opgesloten’’, zegt Bijl, die zich ‘de blubber heeft geschreven’.

Het resulteerde in een handboek dat door veel volksvertegenwoordigers al met een opgestoken duim is begroet. Bijl: ,,Een raadsgriffier noemde het al het juiste stuk op het juiste moment. Dat is mooi om te horen.’’

Multifunctionele strijkplank

Volgens hem gaan politici en bestuurders er ook serieus mee aan de slag. Van een raadslid kreeg Bijl een foto van een strijkplank waarop de laptop staat. ,,Dat werkte praktischer en hij kwam zelf beter in beeld.’’

Bij de digitale vergadermethode komen volgens de auteurs van het handboek heel andere technieken en ‘mores’ kijken. Bijl: ,,Daar moet je niet laatdunkend over doen. Het vereist meer planning, discipline, concentratie en afspraken over regels. Je moet ook veel beter opletten en meer moeite doen om je punt te maken. Virtueel vergaderen is keihard werken, het is gewoon loodzwaar, voor alle betrokkenen.’’

Een krachtproef dus. En dat is flink wennen, stellen Bijl en Vlam. Maar oefening baart kunst: ,,Je kunt het leren, net als fietsen. Soms val je om, maar na verloop van tijd wordt het vanzelf gewoon.’’

Lichaamstaal verbloemd

Wel ontgaat deelnemers aan virtueel vergaderen veel verbale en non-verbale communicatie. Iedereen moet bijvoorbeeld netjes wachten op z’n beurt om iets te zeggen, anders is het voor anderen niet te volgen. En lichaamstaal blijft grotendeels verbloemd. Zit iemand bijvoorbeeld onrustig op z’n stoel te schuifelen?

Bijl en Vlam hopen met het handboek volksvertegenwoordigers niet alleen technisch vaardiger te maken, maar ook dat de besluiten ‘met een zichtbare en invoelbare politieke afweging worden genomen’.

Ze doelen dan op de argumentatie, de opinie en afwegingen die tot een besluit leiden. ,,Want dát is tenslotte democratie’’, zegt Bijl. ,,Die kwaliteit van besluitvorming moet je goed in de gaten houden.’’

Goede voorbereiding

Virtueel vergaderen begint met een goede voorbereiding. Dus niet op het laatste moment de kinderen nog even naar bed brengen, de afwas doen of naar de tv kijken. ,,Je moet naar het moment toeleven’’, adviseren de auteurs. Vooral in een omgeving (thuis) die je niet associeert met werk. ,,Dat kan afbreuk doen aan je scherpte en concentratie.’’

Ze vergelijken het met een abonnement op de sportschool. ,,Mensen kunnen veel oefeningen ook thuis doen, maar in de sportschool ben je gemotiveerder.’’

Virtueel vergaderen staat of valt met de juiste techniek. Een werkende videoverbinding waarbij informatie in beeld en geluid kan worden gedeeld. Voorwaarde is goed en stabiel internet.

En het is raadzaam om huisgenoten te attenderen op de vergadering, zodat ze ondertussen geen grote bestanden downloaden of een film gaan streamen. ,,Zorg verder dat je smartphone, tablet of laptop voldoende opgeladen is, en oplaadkabels (en stopcontact) binnen handbereik zijn.’’

Kat op toetsenbord

Ook belangrijk: kies een plek waar je niet gestoord wordt en waar het niet galmt. ,,Bij voorkeur een locatie waar je de deur achter je dicht kunt doen’’, adviseren Bijl en Vlam. ,,Zodat je echt alleen met je virtuele raadscollega’s zit. Je zou niet de eerste zijn bij wie de kat op het toetsenbord springt.’’

Legendarisch, in dat opzicht, is het Youtube-filmpje met professor Kelly die in maart 2017 bij de BBC live commentaar gaf op de politieke situatie in Zuid-Korea. Zijn 4-jarige dochter kwam opeens dansend de kamer binnen, even later gevolgd door zijn negen maanden oude zoon in een loopwagentje.

Zijn vrouw realiseerde zich te laat wat er gebeurde. Ze stormde naar binnen en trok de kinderen de kamer uit, terwijl ze boeken van het bed maaide.

Vuile was

De werkplek die je thuis kiest, schrijven Bijl en Vlam, moet niet alleen lekker zitten, hij moet ook lekker ógen. ,,Videovergaderen is een visueel medium. Dat betekent ook dat mensen onherroepelijk gaan kijken naar wat er achter je te zien is. Kijk dus goed of er niets is wat af zou kunnen leiden van je boodschap. Een stapel papier, de vuile was en meerdere lege koffiebekers op de achtergrond geven mensen wellicht een verkeerde indruk van je.’’

Controleer ook of je niet toevallig privacygevoelige informatie in beeld hebt, zoals persoonlijke foto’s of informatie waar je thuisadres uit is af te leiden.

Oompa Loompa’s

Het is ook goed om even na te denken wat je aantrekt, stellen de schrijvers van het handboek. ,,Een helwit hemd kan ervoor zorgen dat de witbalans van de camera in de war raakt en je er op beeld ineens uitziet als de oranje Oompa Loompa’s uit Sjakie en de Chocolade-fabriek.’’

Drukke motieven brengen de camera ook in verwarring. ,,Dan lijkt je klassieke pied de poule of Prince of Wales-ruit aan de andere kant van de camera zijn eigen leven te gaan leiden.’’ Verder raden Bijl en Vlam af om grote sieraden te dragen. ,,Die hebben de neiging af te leiden van je boodschap.’’ En niemand overtreft de ambtsketen van de burgemeester.

Virtueel vergaderen is van tijdelijke aard, denkt John Bijl. ,,Het is nu belangrijk, voor het democratische proces, om besluiten te kunnen nemen. Maar het blijft behelpen, ook omdat het nog niet eerder is gedaan. Zodra het mogelijk is, moet de raadszaal weer de fysieke politieke arena zijn.’’

Daar vertellen mensen voor ‘het oog van de samenleving’ wat ze belangrijk vinden en waarom. ,,Dat is tóch anders dan wanneer je dit gesprek via een videoverbinding op een 24 inch beeldscherm moet doen.’’

Star Wars

Virtueel vergaderen klinkt misschien nieuw, maar het concept werd volgens de opstellers van het handboek al 40 jaar geleden toegepast. In de film Star Wars: The Empire Strikes Back uit 1980: ,,Keizer Palpatineis, lichtjaren verwijderd van zijn pupil DarthVader, geeft hem als hologram instructies om de jonge Luke Skywalker te vinden en hem naar de duistere zijde over te halen.’’

Dus.

Anno 2020 gaat het er vooral om dat de (lokale en provinciale) democratie door kan. Weliswaar zonder driedimensionaal hologram, maar gewoon via beeld en geluid, op veilige afstand van elkaar.